Mindestens einmal im Jahr lädt der Verwalter der Eigentümergemeinschaft die Eigentümer zu einer Eigentümerversammlung ein.
Zusammen mit der Einladung wird auch die Tagesordnung verschickt, so kann sich jeder Eigentümer schon einmal Gedanken über verschiedene Themen machen.
Die Einladung muss spätestens zwei Wochen vor dem Termin vorliegen, damit jeder Zeit hat den Termin einzuplanen. Sollte ein Eigentümer nicht in der Lage sein teilzunehmen, kann er einer anderen Person oder auch der Verwaltung selbst eine schriftliche Vollmacht erteilen.
Auf der Eigentümerversammlung, die in der Regel 2 bis 3 Stunden dauert, werden u.a. folgende Punkte besprochen:
- Entlastung des Beirats und der Verwaltung für das Vorjahr
- Abstimmung über die Genehmigung der Hausgeldabrechnung vom Vorjahr
- Besprechung des Wirtschaftsplans für das aktuelle Jahr
- allgemeine Punkte, u.a. Instandhaltung, Instandhaltungsrücklage, Renovierungen, Dinge die an- bzw. abgeschafft werden sollen
- nachdem alle Beschlüsse gefasst wurden, kommt es zum Punkt "Verschiedenes"
Für Abstimmungen in der Eigentümerversammlung ist, je nachdem welche Art von Beschluss gefasst werden soll, eine andere Mehrheit notwendig.
Hier eine Übersicht, welche Mehrheiten für welchen Beschluss benötigt werden:
Einfache Mehrheit - je nach Teilungserklärung mehr als die Hälfte der Anwesenden oder die Mehrheit der Miteigentumsanteile:
Jahresrechnung, Entlastung des Verwalters, Wirtschaftsplan, Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums, Höhe und Anlage der Rücklage, Sonderumlagen, Rechtsfragen, Geschäftsordnung der Eigentümerversammlung, Anstellung des Hausmeisters und alle sonstigen Maßnahmen, die dazu dienen, das gemeinschaftliche Eigentum zu verwalten und im Wert zu erhalten
Qualifizierte Mehrheit - mindestens 51 Prozent der Eigner müssen beschließen:
Entziehung von Wohneigentum – beispielsweise mit Zahlungen im Rückstand oder ordnungswidriges Verhalten
Doppelt qualifizierte Mehrheit – mindestens zwei-Drittel aller Eigner und mindestens die Hälfte der Miteigentumsanteile müssen beschließen:
Meistens für Modernisierungsmaßnahmen
Allstimmigkeit – alle im Grundbuch eingetragenen Besitzer müssen beschließen:
Alle Angelegenheiten, die über den ordnungsmäßigen Gebrauch hinausgehen, vor allem bei baulichen Veränderungen.
Der Verwalter ist verpflichtet zeitnah ein Protokoll der Eigentümerversammlung zu verschicken, in dem alle gefassten (und auch abgelehnten) Beschlüsse dokumentiert sind.
Wenn niemand innerhalb eines Monats nach Versand des Protokolle Widerspruch einlegt, ist der Beschluss bindend.
Der Versammlungsleiter führt ein genaues Protokoll der Versammlung. Die Protokolle werden vom Verwalter aufbewahrt und sind jedem Eigentümer zugänglich.